Kanye West bezocht afgelopen dinsdag Donald Trump in Trump Tower voor een audiëntie van 15 minuten Voor wie de connectie even niet legt, geen nood: de rapper geeft uitleg in een paar tweets.
Ze hadden elkaar ontmoet om ‘een paar multiculturele kwesties te bespreken’ en om te praten over ‘een aantal onderwerpen: pesten, het steunen van leraren, het moderniseren van het onderwijs en het geweld in Chicago’.
“Best veel kwesties in een kwartier tijd, maar mannen als Trump en West, die kunnen dat. Powervergaderen.” Zo merkte columniste Aaf Brandt Corstius ook al op in de Volkskrant van donderdag.
Voor wie graag een voorbeeld neemt aan West en Trump (niet geschoten is altijd mis) en klaar is met ellenlange vergaderingen om maar niet aan het werk te hoeven, hier 5 tips.
1. Maak een agenda
Lijken de vergaderingen op jouw werk eindeloos te duren, dan hangt er blijkbaar geen duidelijk doel aan de bijeenkomst. Vertel je team wat er besproken moet worden. Wil je dat er wat schot in het gesprek komt, stel dan een vraag over het volgende onderwerp. Een kleine hint dat het tijd is om verder te gaan met het volgende punt op de agenda.
Kom je tot de conclusie dat je eigenlijk niet zoveel punten te bespreken hebt? - Duidelijk niet het geval bij West en Trump. - Zorg dan voor andere communicatiemiddelen. Niet alles hoeft in een groep besproken te worden, kunt ook één-op-één gesprekken houden of zaken bespreken in programma's als Slack of Basecamp.
2. Heeft een collega veel verstand van een bepaald onderwerp, laat haar of hem dan het woord voeren
Weet een collega duidelijk meer over een bepaald onderwerp, laat hem of haar dan het woord voeren om de vergadering sneller te laten verlopen. Zo verzand je minder snel in zaken die op dat moment niet belangrijk zijn en blijft iedereen alert.
3. Houd de vergadering met zo min mogelijk mensen
In het boek Insanely Simple schrijft Ken Segall over haar samenwerking met Steve Jobs. In één verhaal vertelt ze over een wekelijkse meeting met het promotieteam. Vlak voordat de vergadering begon spotte Jobs een nieuw iemand. "Hij stopte direct en keek naar iets dat niet klopte. Vervolgens wees hij naar Lorrie en vroeg 'wie ben jij?'"
De vrouw vertelde dat ze gevraagd was om bij de vergadering te zijn omdat ze bezig was met het bijbehorende marketingproject. Jobs vroeg haar vervolgens vriendelijk om de ruimte te verlaten. "Ik denk niet dat we je nodig hebben in deze vergadering, Lorrie. Dank je."
Jobs geloofde dat vergaderen met een grote groep mensen contraproductief werkt. En daar valt natuurlijk wat van te zeggen. Hoe meer mensen hun mening willen geven, hoe langer je bezig bent.
4. Wordt vergaderen een sleur? Spreek ergens anders af
Wekelijkse meetings worden al snel saai en daardoor minder productief. Soms kan afspreken op een andere plek al voor nieuwe energie en goede ideeën zorgen. Ga naar de kantine, loop al pratend een rondje door de wijk of ga naar een café in de buurt, stelt Jessica Pryce-Jones schrijfster van Running Great Meetings & Workshops For Dummies voor.
5. Spreek een tijd af
Spreek voor de vergadering een duidelijke tijd af. Of dat nu tien minuutjes is, een half uur of drie uur. Dat klinkt als een no-brainer, en dat is het ook. Iedereen weet zo dat jullie het tempo hoog moeten houden om alles op de agenda te bespreken. Soms héél hoog, zoals bij Trump en Kanye.